编者按：邮寄工作流程目前已经在自动化、生产力和工作效率等方面达到了一个新的高度。
 
　　当今的商业节奏已经快到了令人吃惊的地步。互联网、手机、掌上电脑和其他数字技术使人们能够以最快的速度访问到各种信息。这样一来，人们对信息的采集、使用和存储速度也就产生了更高的期望。
 
　　印刷业是最能体会到客户期望值升高这一事实的产业。他们的生产周期已经被从几周压缩到了几天甚至是几个小时。每一个企业都在承受着巨大的压力，而且摆在他们面前的道路并不平坦。
近年来，很多企业都在倡导无纸化办公，而且有些企业已经在这方面取得了一定的进步，但我们在工作中仍然需要使用大量的纸张，而且这种纸质文件通常是通过企业的邮寄中心来进行发放的。
 
　　既然纸张不会那么快被人们所淘汰，那么企业现在面临的最大问题就是如何更改地利用数字邮寄技术和简化邮件的输入和输出流程。
 
　　老式邮寄中心往往会消耗大量的人力和财力，而新一代邮寄中心则运行起来更加顺畅，它能通过先进的电子工具，使空间得到更有效的利用；更快地处理和交换数据；为用户提供一个简化的自动化流程；降低印刷生产对环境的影响；并确保信息的安全存储和使用。
 
　　内部模式
 
　　从一个邮寄中心的基本任务来看，它更像是一个内部印刷厂。邮寄中心需要接收文件；管理内容；对邮件进行分类、存储和折叠；采集数字内容；传播信息；并创建对数字文件的长期保存机制。
 
　　尽管一个印刷企业也许只能生产几种类型的产品，比如小册子、名片和营销材料等，但邮寄中心必须要具备对各种形状、各种尺寸和各种用途的邮件进行处理的能力。
 
　　EMC公司EMC Captiva产品的高级营销经理Sean Baird指出：“人们通常是通过数字邮件采集解决方案来为大型企业提供邮件服务的。一个基于事务性文件的处理过程往往要涉及多个环节，其中包括采集文件、分类、提取数据和将数据输送到正确的系统和流程中去。人们在对文件进行扫描之前，需要做大量的准备工作，比如说对文件进行分类、插入独立页面或给文件贴上条形码等。”
 
　　Datacap公司的营销经理David Jenness也同意Sean Baird的看法，他说：“从本质上来说，一个数字邮寄中心肯定要接触到各种类型的文件。” Datacap公司是新型Datacap Wordfire软件的开发商，这款软件能通过文字分析对文件进行自动分类。David Jenness说：“在对混合文件进行扫描的时候，操作人员需要用一种有效而准确的方法来识别文件。 比如说，内部文件的处理方式肯定与普通文件不同，而且有些文件需要被发送到不同的部门，并具有不同的法律要求。”
 
　　“大型数字化邮寄中心目前普遍采用的一个方法是对文件进行手工分类，并在扫描之前把独立的页面添加进去，” Jenness继续说到：“在数字邮寄中心里，这可能要用到很多劳动力，并花费大量的成本。Datacap Wordfire能让人们一次性扫描各种类型的文件，而且还能通过识别和比较页面上的字体确定文件的类型。”
 
　　工作流程的建立：硬件和软件
 
　　必能宝公司是邮寄领域中的佼佼者和风向标。该公司拥有数十种能够帮助邮寄中心提高工作效率的解决方案，例如开信器、插页机、折页机、邮资计量器和封装系统等。此外，该公司还能为用户提供各种对输入和输出邮件进行质量控制的工具，其中就包括Mailstream Monitor Integrity系统，这是必能宝公司最新推出的一个扫描解决方案，它能检测、跟踪和报告邮件在生产过程中的完整性。
 
　　考虑到质量控制和遵守法规的问题，贝灵巧公司推出了自己的JETVision Postal验证解决方案，它整合了一系列测试印刷质量和邮政处理效率的工具——条形码的可读性、信号反差、尺寸和定位等都在它的测试范围之类。总地来说，它要在整个生产过程中对每一封邮件进行23项测试。
 
　　贝灵巧公司的业务开发经理Mike Maselli解释说：“我们的客户通常会用贝灵巧软件包和JETVision系统来提高其邮件生产过程的完整性、质量和生产力。无论客户是想实现对邮件的主动跟踪和数据分析，还是想确认每封邮件是否达到了特定的标准，我们都能为其提供完美的解决方案。”
 
　　此外，贝灵巧公司还拥有一系列处理输入邮件的先进技术，其中包括分拣软件、电子阅读器和汇款解决方案。
 
　　OPEX公司主要是开发和生产一系列电子邮寄解决方案，其中包括：开信器、抽出器、扫描单元、分捡器、齐纸器和付款处理设备。该公司的Mail Matrix混合式邮件分拣系统——采用了iBOTs的智能化数据库软件、图像采集设备和无线技术——能够为邮件找到一个合适的定位点，并把它发送过去。
 
　　我们用电子工具来简化邮寄中心工作流程的主要目的是为了获取更快的生产速度。恰当的解决方案不仅能实现生产的自动化，而且还能显著提高生产过程的速度。Take Scan Optics公司的Onyx采集和分类解决方案能达到240页/分钟的速度，同时还能对混合文档进行扫描、读取和分类。有了这个解决方案，传统的邮寄中心就能在仅有几名员工的情况下顺利完成对大量邮件的处理工作。
 
　　BancTec公司于近日又为自己的IntelliScan家族添加了一个新成员——IntelliScan XDS。这款设备配备了IntelliScan USC软件和一个500页的文件飞达，因此能够在600 dpi的光学分辨率下每分钟采集64张彩色页面，而在200 dpi的速度下，它的扫描速度则能达到550页/分钟。
 
　　在一个扫描解决方案中，功能性与速度对大多数邮寄中心来说是同样重要的。IBML（Imaging Business Machines, LLC）深知客户对设备灵活性的强烈需求，并相继开发出了ImageTrac III 和ImageTrac IV扫描解决方案，以满足客户对不同幅面和不同重量的文件的扫描需求。
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　　时间就是金钱
 
　　如果再次把邮寄中心与内部印刷厂进行比较，我们就能发现那些具备数字印刷能力的单位往往更能体会到对正确的技术进行投资的重要性，特别是当他们需要把各种技术整合在一起来争取订单的时候。
 
　　作为Dataimage（位于美国的盐湖城）公司的销售营销副总裁，Dan Dillingham已经找到了一个理想的工作流程。Dataimage公司能为致力于生产制造、金融、医疗保健和制药等行业的企业提供咨询服务和系统整合服务。
 
　　Dillingham是当地信息与图像管理协会的一个会员，而在该协会的一个例行会议上，他结识了来自犹他州康复部的工作人员，而这个部门的主要任务是向有需要的人提供子女抚养和执法服务。
 
　　当这个部门的工作人员找到Dillingham，希望他为该组织提供一个全自动内容管理工作流程的时候，他们之间的关系也就变得更加紧密了。
 
　　Dillingham说：“他们开始只是想找到一个能够管理所有案例文件的解决方案。他们有很多历史文件目前使用，而且这些文件能够反应出犹他州在儿童抚养方面的整体进展。所有这些资料都是以纸质文件的形式保存的，而且非常不稳定。一旦发生意外，这些资料将如何保存？在新奥尔良州（洪水）所发生的一起恐怕已经给每一人都敲响了警钟。”
 
　　因此，政府部门需要用一个内容管理解决方案来抢救这些宝贵的资料，对它们进行数字化处理，并根据需要把它们发送和存储到一个安全的地方。
 
　　Dillingham说：“信息的访问也是一个大问题，这个组织在整个犹他州都分布有工作人员，但只有一个中央档案库。因此人们在获取信息时往往会遇到很大的困难。”
 
　　“因此，当我们开始讨论解决方案的时候，所有人都意识到邮件内容的有效利用是最需要解决的问题。” Dillingham补充说：“如果你在收到一封新后直接把它放到文件夹中等待日后扫描，那么信中提到的问题就很难及时得到解决。因此，我们必须从一开始就避免这种情况的出现，并在收到邮件的第一时间对信件的内容进行扫描，并把它们储存到一个全新的资料库中。”
 
　　一份针对邮寄工作流程的分析报告表明每一个部门大约会收到240种不同类型的邮件，所有邮件都要进行分类，并通过部门之间的邮寄系统或其他分配方式进行发送。Dillingham说：“以前我们可能需要7天的时间才能把邮件送到目的地，而且还要冒着丢失文件的风险，因此，当我们开始开发新的工作流程的时候，首先想到的就是要提高速度。”
 
　　最终，Dataimage用一个邮件提取单元、OPEX扫描仪和来自Kofax公司的软件组成了一个完美的工作流程。
 
　　Dillingham指出：“现在，你可以把所有邮件都堆放到提取设备上，它能打开信封，抽出里面的内容，把信笺放到传送带上，并把它们送到扫描仪上。而且在扫描完成后，邮件还要进行分类。”
 
　　“我们知道，Kofax INDICIUS软件对于整个系统的运行起到至关重要的作用。我们能用这款软件来识别和区分不同的文件。”
 
　　他总结道：“以接收法院判决为例，他们能够接收到全美所有法院的判断书，而每一个法院和每一个州都对文件格式有不同的要求。所以，你只有真正看到文件才能确定它是否是法院的判决书。这也正是INDICIUS所能帮你做的。在经过纯文本的OCR扫描之后，这个解决方案能够对文件进行分析，并通过属性识别判断出它是否是一个判决书。而且它的处理速度可以达到4页/秒。”
 
　　美国犹他州的例子为数字邮寄中心指明了一个重要的战略发展方向：从整个工作流程的角度来考虑问题，而不是简单地用自动化功能来替代手工操作。如何接收文件？它们如何输入以及如何输出？你处理的邮件主要有哪几种类型？它们之间有哪些共同点和不同点？在整个生产过程中劳动力最密集的是哪个环节？如何才能快速可靠地将信息转变成数字化文件？以及如何从文件中提取内容或数据，使其便于访问、发送和储存？
 
　　全面的分析和巧妙的投资能让整个邮件的处理过程都发生根本性的变化。美国犹他州康复部就是一个很好的例子，他们通过先进的邮寄解决方案将邮件从创建到送到收件人手中的时间缩短了好几天。
 
　　Dillingham说：“现在人人都在追求自动化。以前需要几个人才能完成的邮件提取工作现在只要一个人就能完成了。而且邮件的处理时间也从原来的7天缩短到了现在的3个小时。此外，人们还可以随时获取自己需要的信息，而不会受到地域的限制。”
 

[时间：2008-11-17  作者：admin  来源：本站原创]